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Ein Expertentipp von Jessi

Gästeliste Hochzeit: 7 einfache Schritte mit Vorlage und Checkliste

Endlich geht es los! Die Planung der Traumhochzeit beginnt für die allermeisten Brautpaare unmittelbar nach dem Heiratsantrag. Eine der wichtigsten Fragen, wenn es um die Ausgestaltung des Hochzeitstages geht, ist: Mit wem wollen wir diesen Tag teilen? Die Erstellung der Gästeliste zur Hochzeit gilt daher als einer der wichtigsten Planungsschritte auf dem Weg zum Traualtar. Wir erklären Euch, wie Ihr in wenigen Schritten Eure Gästeliste zur Hochzeit zusammenstellt und zeigen Euch nützliche Tipps und Tricks.

Habt Ihr Euch schon Gedanken darüber gemacht, wer bei Eurer Trauung, der anschließenden Hochzeitsfeier oder beim Polterabend auf keinen Fall fehlen darf? Auch wenn die richtige Planung der Hochzeit für die meisten Brautpaare kurz nach dem Kniefall beginnt, steht für einen Großteil der Paare die grobe Gästeliste schon weit vor dem Heiratsantrag fest. Den großen Moment mit der Familie und den engsten Freunden zu teilen ist für viele Paare ein Herzenswunsch.

Aber wer wird darüber hinaus eine Hochzeitseinladung bekommen, wie geht man mit +1 Gästen um oder wie passt man die Gästeliste dem Hochzeitsbudget an? Wir zeigen Euch, wie Ihr in wenigen Schritten Eure Gästeliste zur Hochzeit aufstellt und geben Euch nützliche Tipps und Tricks, mit denen Ihr die für Euch wichtigsten Hochzeitsgäste herausfindet.

Sobald Eure Gästeliste zur Hochzeit final steht, könnt Ihr Eure Hochzeitseinladungen versenden
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Schritt für Schritt zu Eurer Gästeliste zur Hochzeit

Schritt für Schritt zu Eurer Gästeliste zur Hochzeit

Wer darf an Eurem Hochzeitstag auf keinen Fall fehlen, habt Ihr an alle wichtigen Personen gedacht oder fehlt noch jemand? Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung findet Ihr schnell heraus, welche Hochzeitsgäste Ihr auf jeden Fall einladen müsst.

Schritt 1: Erstellt eine Rohliste

Nehmt Euch gemeinsam mit Eurem Schatz einen Moment Zeit und erstellt als ersten Planungsschritt eine grobe Liste all der Gäste, die Ihr an Eurem Hochzeitstag gerne dabeihättet. Geht dabei am besten systematisch vor, um keine wichtigen Gäste zu vergessen. Ein Beispiel für eine grobe Struktur, anhand Ihr Eure Wunschgäste notieren könnt, ist die Folgende:

  • Familie der Braut: Eltern, Geschwister, Großeltern, Onkel, Tanten, Cousins
  • Familie des Bräutigams: Eltern, Geschwister, Großeltern, Onkel, Tanten, Cousins
  • Enge Freunde: Beste Freunde, langjährige Freunde aus Kindheit, Ausbildung und/oder Studium
  • Erweiterte Familie und Bekannte: Entfernte Verwandte, Nachbarn, gute Bekannte
  • Kollegen und Geschäftspartner: Enge Kollegen, Vorgesetzte, Geschäftspartner

Schritt 2: Priorisiert die entstandene Gästeliste

Nehmt Euch nun einen farbigen Stift zur Hilfe und unterstreicht alle die Gäste, die Euch am wichtigsten sind bzw. auf die Ihr an Eurem Hochzeitstag auf keinen Fall verzichten möchtet. Das können der engere Familienkreis sowie Eure wichtigsten Freunde sein. Mit einer zweiten Farbe könnt Ihr dann alle die Hochzeitsgäste markieren, die optional einzuladen sind, wenn es das Budget oder die Location hergeben.

Fällt Euch die Priorisierung der Gäste schwer, solltet Ihr einen Blick auf unsere Freebie Checkliste “In 30 Sekunden zur Gästeliste” werfen, die wir Euch weiter unten im Text vorstellen. Mit ihr habt Ihr ein nützliches Tool an Eurer Seite, das Euch die schwierige Entscheidung vielleicht etwas leichter macht.

Erstellt Euch eine Rohliste und priorisiert diese anschließend

Schritt 3: Legt ein Budget fest und bestimmt die Kapazität der Location

Bevor Ihr mit diesem Schritt auf dem Weg zur Gästeliste Eurer Hochzeit starten könnt, solltet Ihr eine grobe Vorstellung davon haben, in welcher Hochzeitslocation Ihr feiern möchtet und mit welchem Budget Ihr planen könnt. Schließlich sind beide Faktoren maßgeblich dafür verantwortlich, ob Ihr eine kleinere oder große Hochzeitsgesellschaft einladen könnt. Checkt in diesem Schritt auch, wie viele Gäste Euch ins Standesamt begleiten können.

Unser Tipp: Was das Pro-Kopf-Budget für einen Hochzeitsgast anbelangt, so ist es von verschiedenen Faktoren (wie bspw. Location oder Catering) abhängig. Im Schnitt solltet Ihr aber ab 100 – 150 € pro Hochzeitsgast rechnen. In unserem Ratgeber haben wir Euch Spartipps für Euer Hochzeitsbudget zusammengetragen.

Bestimmt Euer Hochzeitsbudget und bestimmt die Kapazität der Location

Schritt 4: Legt eine Regel für +1 Gäste fest

Gibt es das Budget her bzw. möchtet Ihr, dass Gäste eine Begleitung zu Eurer Hochzeit mitbringen dürfen oder besser nicht? Entscheidet Ihr Euch dagegen auch +1 Gäste zu Eurer Hochzeit einzuladen, solltet Ihr das in Euren Hochzeitseinladungen offen kommunizieren. Gleiches gilt auch für die Entscheidung, ob Ihr Kinder zur Hochzeit miteinladen möchtet oder lieber nur mit Erwachsenen feiern möchtet.

Schritt 5: Lasst Eure Eltern und Schwiegereltern über die Liste schauen

Sehr wahrscheinlich werden Euch Eure Eltern und Schwiegereltern sowieso mit der Frage löchern, wer denn alles zur Hochzeit eingeladen wird und ob Ihr auch an alle wichtigen Familienmitglieder gedacht habt. Bezieht sie also gerne direkt in die Erstellung der Gästeliste mit ein, indem sie ihre Gästewünsche äußern dürfen und einen Blick über die Liste werfen.

Wenn Ihr möchtet, könnt Ihr auch Eure Eltern und Schiwegereltern um Rat bitten

Schritt 6: Macht Anpassungen

Basierend auf Eurem Budget, der Kapazität und dem Feedback Eurer Eltern passt Ihr die Gästeliste nun ein weiteres Mal an. Kürzt oder erweitert sie, wenn nötig.

Schritt 7: Haltet die Gästeliste zu Eurer Hochzeit aktuell

Nachdem Ihr Eure Gästeliste erstellt habt, geht es nun daran, die Hochzeitseinladungen zu versenden. Legt in den Einladungen ein Datum fest, zu dem Ihr eine feste Zu- oder Absage aller Gäste erhalten möchtet und haltet anhand dessen Eure Liste auf dem aktuellen Stand.

Unser Tipp: Können einige Gäste leider nicht an Eurer Hochzeit teilnehmen, dann rücken vorher gestrichene Gäste nach. Priorisiert hierfür erneut, wer von den nicht eingeladenen Gästen Euch am wichtigsten ist.

Haltet Eure Gästeliste aktuell

Checkliste - in 30 Sekunden zur Gästeliste

Um Euch die Planung etwas einfacher zu machen, haben wir eine kostenlose Checkliste für die Gästeliste mit Ja-Nein-Fragen für Euch zusammengestellt. Diese Planung ist vor allem für das erste Dezimieren der Liste perfekt. Ihr müsst Euch natürlich nicht Punkt für Punkt an diese halten, schließlich kommt es auch hier ganz auf Euch an. Wenn Euch etwas besonders wichtig ist, wird es das Richtige für Eure Hochzeit sein.

Beantwortet einfach die Ja-Nein-Fragen und fühlt am Ende in Euch rein, ob Ihr mit dem Ergebnis leben könnt. So wird die Gästeliste zur Hochzeit ein Kinderspiel.

Downloadet Euch unsere kostenlose Checkliste für Eure Gästeliste
Checkliste zur Gästeliste für die Hochzeit
Checkliste zur Gästeliste für die Hochzeit
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Hochzeit Gästeliste Vorlage als pdf und Excel Datei

Um Euch die Erstellung der Gästeliste zu Eurer Hochzeit etwas zu erleichtern, haben wir für Euch gleich zwei kostenlose Gästeliste Vorlagen zusammengestellt. In beiden könnt Ihr ganz einfach Eure Wunschgäste inklusive weiterer Informationen eintragen. Ihr habt die Wahl, ob Ihr Euch unsere kostenlose Gästeliste Vorlage zum Ausdrucken herunterladet oder die umfangreichere Gästelisten Excel Vorlage.

Während Ihr Euch unsere kostenlose Gästeliste Vorlage zum Ausdrucken beliebig oft kopieren und sie zur Aufbewahrung in Eurem Hochzeitsplaner abheften könnt, bietet Euch die Gästeliste Excel Vorlage zahlreiche zusätzliche Planungshilfen, wie bspw. für Eure Tischplanung, das Catering oder zum Versenden der Hochzeitseinladungen.

In unseren Freebies findet Ihr zudem noch zahlreiche weitere Planungshilfen und DIY-Ideen für Eure Hochzeit.

Unsere kostenlosen Gästelisten Vorlagen als PDF und Excel-Datei könnt Ihr Euch einfach herunterladen
Gästeliste Hochzeit: Vorlage als PDF & Excel Datei gratis
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Nützliche Tipps für Eure Gästeliste zur Hochzeit

Damit bei der Erstellung Eurer Gästeliste zur Hochzeit auch wirklich Nichts schief gehen kann, haben wir für Euch noch ein paar nützliche Tipps zusammengetragen.

1. Erstellt Eure Gästeliste rechtzeitig

Beginnt am besten schon recht am Anfang Eurer Hochzeitsplanung damit, die Gästeliste zu erstellen. So bleibt Euch genügend Zeit für Anpassungen und die weitere Planung. Sobald Eure Gästeliste feststeht, könnt Ihr mit dem Versenden der Save the Date Karten oder Hochzeitseinladungen starten. Außerdem könnt Ihr präziser nach Locations suchen und Euch hübsche Gastgeschenke für alle Hochzeitsgäste aussuchen.

Je eher Ihr Eure Gästeliste finalisiert habt, desto eher könnt Ihr Save the Date oder Hochzeitseinladungen versenden
Save the Date Karten entdecken
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2. Kommunikation ist das A und O

Sprecht offen mit Eurem Schatz über Eure Wünsche und Vorstellungen hinsichtlich der Gästeliste. Bittet gerne auch Eure Eltern und Schwiegereltern um Rat, wer aus der Familie eingeladen werden soll und bei wem es genügt, eine Dankeskarte zu verschicken. Möchtet Ihr stattdessen Eure Gästeliste zur Hochzeit ganz ohne Einwände der Familie erstellen, dann solltet Ihr auch das offen mit Euren Eltern besprechen.

Im Anschluss an Eure Hochzeit solltet Ihr Dankeskarten versenden
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3. Seid realistisch

Achtet darauf, die Gästeliste für Eure Hochzeit nicht zu überladen. Ihr werdet nicht alle Freunde und Bekannten einladen können - entweder weil Eure Location oder Euer Budget Euch limitieren. Denkt außerdem daran, dass es unter Umständen schöner sein könnte, eine kleine intime, aber gut organisierte Hochzeit zu feiern, statt einer überfüllten Hochzeit, bei der Ihr ewig in der Schlange der Gratulanten festhängt.

Unser Tipp: Verschlankt Eure Gästeliste zur Hochzeit, indem Ihr einen Polterabend plant, zu dem Ihr alle Gäste einladet, die bei der Hochzeitsfeier leider nicht anwesend sein können. Für den Polterabend bieten sich übrigens unsere kostenfreien digitalen Save the Date Whatsapp Vorlagen ideal an, denn auch mit ihnen strapaziert Ihr Euer Hochzeitsbudget nicht mit zusätzlichen Einladungskarten.

Respektiert Euer Hochzeitsbudget, wenn Ihr die Gästeliste erstellt

4. Respektiert Euer Budget

Eure Gästeliste hat einen großen Einfluss auf die Gesamtkosten Eurer Hochzeit. Nicht nur die Größe Eurer Hochzeitslocation, auch die Kosten für das Catering, Gastgeschenke und Bestuhlung hängt maßgeblich davon ab, wie viele Gäste Ihr einladen werdet. Je besser Euer Blick für Euer Hochzeitsbudget ist, desto mehr Geld könnt Ihr am Ende für süße Extras wie eine Fotobox, den Hochzeits-DJ oder extra Gastgeschenke für Kinder einplanen.

5. Vergesst nicht die Kinder

Wo wir gerade bei den Kindern sind... Entscheidet vorab, ob Ihr auch die Kinder der Gäste zu Eurer Hochzeit einladen möchtet oder Ihr lieber eine kinderfreie Hochzeit feiern möchtet. Wir finden, vor allem wenn Ihr eigene Kinder oder kleinere Kinder im engeren Familienkreis habt, kann es eine tolle Sache sein, auch die Kinder der Gäste mit einzuladen. Tipps und Tricks, wie Ihr Kinder zur Hochzeit beschäftigt, findet Ihr in unserem Ratgeber.

Sind Kinder bei Eurer Hochzeit eingeladen, solltet Ihr diese auch auf der Gästeliste erwähnen

Wir hoffen, wir konnten Euch bei der Erstellung Eurer Gästeliste zur Hochzeit behilflich sein. Wir wünschen Euch eine schöne Hochzeitsplanung und später eine großartige Hochzeitsfeier mit all Euren liebsten Gästen.

Kleiner Tipp
von Jessi:

"Die Gästeliste für die Hochzeit zu erstellen, erscheint auf den ersten Blick wie eine Mammutaufgabe. Ihr werdet aber sehen, wenn Ihr Euch zu zweit und konzentriert einmal dran macht, läuft es wie am Schnürchen."

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